Aujourd’hui, alors que la crise sanitaire fait des prolongations mais également que beaucoup de salariés prennent goût au télétravail, de nombreuses entreprises s’interrogent sur la mise en place de ce mode d’organisation du travail sur le long terme.
Dans un tel contexte, le temps est maintenant venu pour les entreprises de mettre en place un cadre juridique du télétravail. Mais de quel cadre juridique parle-t-on ? Quelles sont les obligations de l’employeur ?
L’objet de cet article est de donner des premiers éléments de réponse à la plupart des questions que les entreprises se posent aujourd’hui à l’occasion de la mise en place du télétravail.
Quel cadre juridique existant du télétravail ?
Le télétravail a d’abord été défini en 2005 par les partenaires sociaux dans un Accord National Interprofessionnel (dit « ANI ») du 19 juillet 2005 étendu en 2006.
Sept ans plus tard, le télétravail a enfin fait son entrée dans le Code du travail avec la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012. Encore cinq/six années plus tard, l’Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 ratifiée par la Loi n°2018-217 du 29 mars 2018 et la Loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 ont poursuivi l’œuvre de construction du cadre juridique du télétravail « à la française ». Ces diverses dispositions sont codifiées aux articles L. 1222-9, L. 1222-10 et L. 1222-11 du Code du travail.
Aux termes de l’article L. 1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
A l’été 2020, face au basculement soudain en télétravail de nombreuses entreprises, il a paru essentiel aux partenaires sociaux de conclure un nouvel Accord National Interprofessionnel (ANI) modifiant les dispositions de celui du 19 juillet 2005. C’est désormais chose faite : le 26 novembre 2020, les partenaires sociaux ont conclu un nouvel ANI « pour une mise en œuvre réussie du télétravail ».
Si cet accord ne crée pas de nouvelles obligations en matière de télétravail, il vise, néanmoins, à préciser le régime juridique existant et aborde de nouveaux points relatifs notamment au dialogue social, au contrôle du temps de travail ou aux pratiques managériales.
Le protocole national sanitaire actualisé au 6 janvier 2021, énonçant que le télétravail reste la règle, indique que l’ANI du 26 novembre 2020 « constitue un cadre de référence utile ainsi qu’un guide pratique pour sa mise en œuvre ».
Au final le cadre juridique du télétravail reste aujourd’hui encore un patchwork composé de dispositions du Code du travail mais aussi de dispositions négociées par les partenaires sociaux qui doivent se combiner entre elles.
Suis-je obligé de respecter un formalisme pour mettre en place le télétravail ?
Il existe trois modes de mise en place du télétravail :
L’accord collectif : Dans les entreprises où sont présents des délégués syndicaux, l'employeur va généralement prioriser la négociation d'un accord collectif.
La charte : À défaut d'accord ou de délégués syndicaux, l’employeur peut mettre en place le télétravail grâce à une charte unilatérale. Celle-ci est soumise à la consultation préalable du CSE, s’il existe.
Accord entre l’employeur et le salarié : A défaut d’accord collectif ou de charte, l’accord peut être formalisé à l’écrit par tout moyen après avis du CSE. Ainsi, il peut se faire par le biais d’un simple mail par exemple.
Dans l’ANI du 26 novembre 2020, les partenaires sociaux invitent à l’anticipation et soulignent l’importance de prévoir dans un accord collectif ou une charte, les conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise. Ils insistent sur l’importance de faire de la mise en place du télétravail un thème de dialogue social et de négociation au niveau de l’entreprise.
Puis-je imposer le télétravail ?
En principe le télétravail est fondé sur le volontariat. Le Code du travail prévoit expressément que « le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail ». L'employeur peut proposer un passage en télétravail mais le salarié ne peut y être contraint.
Par exception, en cas de circonstances exceptionnelles, comme une épidémie, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Dès lors, le télétravail s’impose au salarié.
Puis-je refuser le télétravail à certains salariés ?
Le télétravail n'est pas une forme de travail adaptée à tous les postes et à tous les individus. L’accord collectif ou la charte est l’outil juridique qui va permettre d’exclure des catégories de salariés. Afin d'éviter les frustrations liées à une décision qui paraîtrait arbitraire, il est fortement recommandé d'indiquer expressément les critères collectifs et individuels retenus pour accorder ou refuser le télétravail.
Si un salarié occupe un poste éligible au télétravail aux termes de la charte ou de l’accord collectif, l’employeur ne pourra le refuser, sauf à justifier ce refus d’une motivation particulière. En l’absence d’accord collectif ou de charte, l’employeur n’est aucunement tenu de fournir un motif de refus (sauf si la demande de télétravail émane d'un travailleur handicapé ou d'un proche aidant).
En tous les cas, le refus d’accès au télétravail doit être exempt de tout motif discriminatoire. Par exemple : justifier le refus par la présence d’enfants au domicile du salarié est un motif discriminatoire car lié à la situation de famille.
L’ANI du 26 novembre 2020 rappelle qu’il convient de prévoir dans l'accord collectif ou la charte (i) une période d’adaptation au cours de laquelle le salarié ou l’employeur peut mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance et (ii) un droit au retour (réversibilité), une procédure de retour ou d’accès à un emploi dans les locaux de l’entreprise.
Quel équipement dois-je mettre à disposition ? Quel frais dois-je rembourser ?
Les équipements nécessaires au télétravail peuvent soit appartenir au salarié, soit être fournis par l'employeur. La seule obligation légale qui s'impose à l'employeur est d'informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.
Il est recommandé de prévoir :
- Les procédures que le télétravailleur doit suivre en cas de panne de matériel (assistance à distance, possibilité d'intervention à domicile d'un informaticien, retour du salarié dans les locaux si l'exercice de l'activité est impossible, etc.) ;
- Les conditions dans lesquelles le télétravailleur doit restituer son matériel si son contrat est rompu ou s'il cesse de télétravailler ;
- Il est également important de prévoir l’assurance du matériel.
Concernant les éventuels frais engagés dans le cadre du télétravail, il existe une obligation générale de l’employeur qui consiste à prendre en charge les frais professionnels des salariés. Cette prise en charge peut prendre différentes formes : remboursement par le versement d'une indemnité forfaitaire, prise en charge directe des frais liés au télétravail, remboursement sur justificatifs.
Depuis le 1er janvier 2020, l'Urssaf considère que le versement d'une indemnité forfaitaire (jusqu'à un certain plafond - actuellement 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine- donc 50 euros par mois pour 5 jours de télétravail par semaine) est déductible sans avoir à justifier des dépenses réelles. Si le montant versé dépasse cette limite, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
En outre, lorsque l’employeur n’est pas en mesure de fournir un local professionnel ou que, bien qu’ayant des locaux, il souhaite imposer le télétravail, il doit verser une indemnité de sujétion au salarié au titre de l’occupation de son domicile à des fins professionnelles. A l’inverse, si le salarié est à l’initiative du télétravail et qu'un local professionnel est effectivement mis à sa disposition, l’employeur est exempté de l’octroi d’une indemnité de sujétion au salarié.
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que ses collègues travaillant au sein des locaux de l'entreprise, notamment concernant les avantages sociaux (titres-restaurant, chèque-vacances…).