This site uses cookies to provide you with a more responsive and personalised service. By using this site you agree to our use of cookies. Please read our PRIVACY POLICY for more information on the cookies we use and how to delete or block them.
  • La piste d'audit fiable
Article :

La piste d'audit fiable

16 décembre 2020

Recourir à la facturation électronique en toute sécurité.

L’échange de factures électroniques se simplifie sous réserve de mettre en place une piste d’audit fiable garantissant la traçabilité des opérations.

De nombreuses entreprises restent encore mal informées sur la piste d’audit fiable pourtant mise en place depuis 2013 à l’échelle européenne. Destinée à simplifier le recours à la facturation électronique tout en réduisant les risques de fraude à la TVA, cette mesure de sécurisation des factures s’accompagne de nouvelles exigences pour les entreprises. En quoi consiste cette réforme ? Comment l’instaurer ? Quels sont les risques ? Autant de questions sur lesquelles David Hirsch, Avocat et Docteur en droit, Associé chez BDO Avocats et Thierry Elbaz, Associé chez BDO Risk Advisory Services, nous apportent leur éclairage.

Qu’est-ce qu’une piste d’audit fiable ?

Les entreprises doivent fournir la preuve d’une piste d’audit fiable entre la facture reçue ou émise et l’opération sous-jacente, c’est-à-dire, précise David Hirsch, « mettre en évidence la traçabilité et la réalité de leurs opérations ». Cette preuve est présumée apportée lorsque la facture est assortie d’une signature électronique qualifiée ou transmise sous forme de message structuré (EDI fiscal). À défaut, l’entreprise doit établir, par tout moyen, l’existence de cette piste d’audit fiable afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures.

Comment la mettre en place ?

La piste d’audit fiable a pour vocation de reconstituer la chronologie de l’ensemble des procédures de l’entreprise, et des contrôles associés, depuis l’origine jusqu’à la conservation d’une facture. « L’objectif pour l’entreprise est d’identifier ses process métier et de les documenter. Cette exigence est très large puisqu’elle inclut tant le chemin de révision comptable, que le bon de commande, les autorisations de signatures ou encore l’archivage », indique Thierry Elbaz.

« Les entreprises ont le choix de réaliser cette démarche elles-mêmes ou de faire appel à des consultants extérieurs, comme BDO. Notre originalité consiste à proposer une action conjuguée entre l’avocat fiscaliste et le data scientist. Une collaboration qui décuple notre potentiel d’analyse. Concrètement, nous allons vérifier qu’une documentation existe au sein de l’entreprise et assister, le cas échéant, cette dernière dans la rédaction du descriptif de ses process. Puis, nous allons avoir la capacité de valider ou d’infirmer ce narratif grâce à la data. Notre audit permet de desceller les failles tant fiscales qu’informatiques et d’y remédier avant que l’administration fiscale ne les détectent avec ses propres outils. Notre démarche est miroir à celle qu’elle réalise en cas de contrôle. En effet, en quelques années, l’administration est montée en compétence sur la piste d’audit fiable et peut désormais la vérifier grâce à un système expert. Un point de contrôle qu’elle met en œuvre de façon quasi-systématique aujourd’hui », explique David Hirsch.

Prendre le temps de documenter la piste d’audit fiable en amont, sans être sous la pression d’une demande urgente de l’administration, est donc essentiel. « Nous pouvons ainsi apporter du substantif à des schémas comptables très atypiques que l’administration fiscale ne manquera pas de pointer du doigt et lui apporter une justification immédiate. Le maître mot est l’anticipation », complète Thierry Elbaz.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises sont concernées par la piste d’audit fiable dès lors qu’elles recourent ou reçoivent des factures, en particulier des factures papier ou électroniques non sécurisées, comme des factures en PDF simple. Seul le degré d’exigence de l’administration varie en fonction de la taille de l’entreprise. Le descriptif de piste d’audit fiable sera simple et les exigences moindres dans une petite entreprise comparée à une ETI ou une société cotée au CAC 40 où les systèmes sont plus complexes. « Pour chaque entreprise, nous menons une démarche sur-mesure sachant que les commentaires administratifs ne livrent pas de cadre légal précis et normé sur la piste d’audit fiable. C’est pour cela aussi que nous proposons de croiser les compétences de l’avocat fiscaliste et du data scientist afin de comprendre au mieux le fonctionnement de l’entreprise et ses besoins. La piste d’audit fiable se traite donc entité par entité. Il n’y a pas de notion de groupe même si, in fine, les process vont se répéter dans chaque entité membre. Excepté pour les groupes ayant grandi par voie de croissance externe dans lesquels les systèmes ne sont pas harmonisés et nécessitent, là aussi, un travail individualisé », précise David Hirsch.

Quels sont les risques ?

Le fait de pas être en mesure de prouver une piste d’audit fiable, vérifiable par la data, c’est prendre le risque de se décrédibiliser auprès de l’administration lors d’un contrôle. « Or il est fondamental d’établir un rapport de technicien à technicien et un bon relationnel avec les services fiscaux afin de ne pas créer la suspicion et d’ouvrir la porte à des investigations supplémentaires comme des contrôles informatisés ou une perquisition fiscale », alerte David Hirsch.

Outre cette problématique d’image et de confiance, les entreprises s’exposent à des risques fiscaux. Le plus lourd étant la remise en cause de la TVA déductible. « Si ce risque existe, il n’intervient toutefois que rarement en présence d’entreprise fiables et non frauduleuses. Mais il peut représenter un moyen de pression non négligeable pour l’administration », souligne David Hirsch. Toute une série de pénalités classiques peuvent également être encourues s’agissant des factures clients, notamment une amende pour absence de facture, égale à 50 % du montant de la transaction.

Un atout business !

Si la piste d’audit fiable est d’abord une contrainte réglementaire assortie de risques fiscaux, elle peut se transformer en atout pour les entreprises. En effet, ce dispositif les incite à avoir une meilleure connaissance de leur fonctionnement, ce qui les fait gagner en productivité. « Grâce à notre regard extérieur, nous allons formuler des recommandations concrètes et précises pour améliorer les process existants comme, par exemple, organiser un verrouillage des doublons de factures ou assurer la séquentialité des factures. L’instauration de contrôles internes offre aux entreprises une véritable valeur ajoutée permettant d’optimiser leur business », explique Thierry Elbaz.